Não é difícil que grandes empresas tenham uma estrutura operacional semelhante. Entre setores de controladoria e recursos humanos, o desenvolvimento e o design, que são responsáveis pela imagem da corporação para seus clientes, também costumam marcar presença. Em tempos de home office, saber o que suas equipes de design e desenvolvimento precisam para trabalhar de casa pode fazer toda a diferença e impactar na eficácia.
Ainda que o espírito de equipe seja essencial para o sucesso desses departamentos, existem ferramentas que podem facilitar a convivência ao promover o compartilhamento de informação. Desde fluxo de trabalho até comunicação unificada, quem conta com recursos especializados em cada tarefa sai na frente na hora de atingir um objetivo.
Está em uma equipe de design ou desenvolvimento? É o líder de um desses setores? Então, veja a seguir quais são os itens que esses times precisam para trabalhar em casa com eficácia.
Fluxos de trabalhos
Quando falamos de desenvolvimento e de design, é comum que os integrantes das equipes estejam envolvidos em projetos de grande duração. Para que todos os componentes conheçam suas funções e as etapas para alcançar um objetivo, os fluxos de trabalhos são bastante úteis.
Nesse sentido, o PDFelement e EdrawMax são dois bons softwares, que permitem elaborar fluxos de forma simples e prática. Entretanto, o PDFelement apresenta com mais recursos de edição, seja para dividir PDF em páginas, extrair partes de um documento ou criar um fluxo totalmente do zero.
Pelo próprio PDFelement, o usuário pode configurar um documento onde identifica as tarefas de cada pessoa dentro de um projeto. Se você já tiver um fluxograma pronto, feito em outro software, pode utilizar o PDFelement para converter o documento e fazer as edições necessárias.
Outra vantagem é que o PDFelement apresenta uma área completa para a inserção de comentários, com uma linha de tempo que permite que o usuário acompanhe as alterações que foram realizadas, um recurso ideal para os projetos de design.
O PDFelement permite ainda a inserção de senhas para que os documentos confidenciais não sejam acessados por qualquer pessoa. Assim, se o time de design e desenvolvimento estiverem trabalhando em um projeto inovador, conseguem manter os dados acessíveis somente para quem tem permissão.
Gerenciamento de projetos e tarefas
Com todas as funções bem definidas por meio do fluxo de trabalho do PDFelement, é preciso fazer o gerenciamento de projetos e tarefas. Além de entender como está o status de uma atividade, saber quanto tempo está sendo despendido é muito importante para trabalhar em casa com eficácia. De fato, a gestão da produtividade é uma das principais dificuldades das empresas quando falamos de home office.
Uma sugestão para o gerenciamento de atividades é a plataforma Jira, que permite que os usuários criem quadros para as funções que estão realizando. A ferramenta de rastrear o tempo faz com que, tanto o profissional quanto o gestor, saibam quantos minutos ou horas foram gastas em uma função.
O Jira também tem a vantagem de integrar com outras ferramentas conhecidas. Dessa forma, você pode centralizar toda a gestão de tempo no Jira para obter o máximo de informações sobre o andamento de um projeto.
Comunicação Unificada
Trabalhar em casa apresenta uma série de desafios e, para muitas pessoas, o principal é o distanciamento social. Segundo um estudo da UERJ, casos de depressão aumentaram 90% desde que medidas de isolamento foram tomadas nas cidades brasileiras. Um dos motivos relacionados ao número é justamente a falta de contato com outras pessoas.
Além de ser importante para a saúde mental, a comunicação é fundamental para equipes de desenvolvimento e design, que costumam operar de forma conjunta em diferentes tipos de projetos. Sem as reuniões presenciais, a solução é contar com uma sala virtual.
GoToMeeting é uma boa plataforma para realizar esse tipo de encontro. As videoconferências aceitam até 250 participantes e podem ser feitas pelo computador ou pelo smartphone. De acordo com a GoToMeeting, mais de 77 milhões de reuniões online são realizadas todos os anos.
Ao utilizar o GoToMeeting em conjunto com o Jira e com um software completo como o PDFelement, gestores e integrantes de um time garantem o máximo de produtividade. E por mais que essas ferramentas sejam especialmente úteis para o design e o desenvolvimento, nada impede que você leve os recursos para outros setores, aumentando a eficácia de toda a empresa.
